2.1 Анализ процесса формирования организационной структуры
Научно обоснованное формирование организационных структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода. Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
1. в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
2. комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;
3. создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
4. проектирование сложнейшего механизма - механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.
Разработка принципов и методики проектирования структуры включает в себя систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой и распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов:
а) аналогий;
б) экспертно-аналитического;
в) структуризации целей;
г) организационного моделирования.
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них заключается в выявлении для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.
Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вариантными, а не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от чётко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления.
Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации). Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других .
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
a) Разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;
б) Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;
в) Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которые устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать).
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
Математико - кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
Графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, "проигрывать" варианты распределение прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примерами могут служить "метасхемные" описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.
Натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относиться организационные эксперементы - заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперементы - искуственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры - действия практических работников;
Математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования.
Необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода) с большой экспертно – аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в следующем:
1. важно не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной;
2. необходимо выявить системные взаимосвязи применительно к задачам управления, функциям, правам и ответственности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до мастера участка;
3. исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
4. обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.
Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления .
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:
Формирование общей структурной схемыво всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы.
Разработка состава основных подразделений и связей между ними– заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным, линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы.
Согласно классической теории организации структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале необходимо осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи - подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, - а потом составляются конкретные правила.
Последовательность действий следующая:
1. Осуществляется деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решаются, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие - штабными.
2. Устанавливаются соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цепь команд, если необходимо производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.
3. Определяются должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций, и поручается их выполнение конкретным лицам.
В целом организационная структура управления предприятием должна отвечать следующим требованиям:
Обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и обеспечивать управление на всех уровнях;
Быть оперативной, не отставать от хода производственного процесса;
Иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органами управления;
Быть экономичной, минимизировать затраты на выполнение управленческих функций.
Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
Регламентация организационной структуры– предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.
Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры .
Важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации. На стадии зарождения организации управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства.
Совершенствование организационной структуры управления субъекта может состоять из следующих этапов:
Диагностика - на данном этапе проводится исследование действующей структуры управления, выявление её узких мест, выявление и формализация существующих проблем в организационной структуре управления. Для этого проводится анализ организационной структуры и штатного расписания, анализ положений о подразделениях, должностных инструкций и другой регламентирующей документации. Также на этом этапе необходимо оценить персонал - определить соответствие работников предъявляемым требованиям.
Изучается состояние организационной структуры управления на основе сравнения фактических значений соответствующих показателей с нормативными и плановыми их значениями. Последующий анализ этих показателей позволяет установить недостатки (резервы) в деятельности системы управления, поставить их точный диагноз. На данном этапе целесообразно использовать экспертный метод и метод структуризации целей.
Группировка управленческих работ по определенным правилам дает возможность определить структурные подразделения и ориентировать их деятельность на достижение конкретной производственно-хозяйственной цели.
Разработка новой организационной структуры - составление плана проведения изменений, определение перечня регламентирующих документов. На данном этапе целесообразно использовать метод сравнения и аналогий, который заключается в использовании при совершенствовании организации управления элементов механизма управления, организационных форм и решений, которые оправдали себя на практике на предприятиях со сходными условиями (размером, типом производства, сложностью продукции и т. п.).
Метод сравнения и аналогий предусматривает разработку и использование типовых структур управления, норм управляемости, типового состава функций управления, различных расчетных формул для определения нормативов численности управленческих работников.
В условиях большого разнообразия построений организационных структур, способов определения численности работников по функциям управления, отсутствия квалифицированных специалистов по организации управления этот подход являлся прогрессивным и сыграл положительную роль. Вместе с тем он ориентирует на усредненный состав функций управления, ставит жесткие ограничения в выборе организационных структур.
Проведение организационных изменений - устранение непонимания со стороны персонала, обучение персонала работе в новых условиях, переработка или создание новых должностных инструкций, оценка эффективности изменений, которую можно провести по степени соответствия поставленной задаче и рентабельности затрат.
На данном этапе можно использовать метод организационного моделирования, основанный на использовании определенных формализованных представлений (моделей) объекта и системы управления. В соответствии с этим методом в производственных процессах выделяют точки, места, требующие управляющих воздействий .
Далее устанавливают характер и периодичность этих воздействий, состав и объемы информации, необходимые технические средства и другие составляющие процесса управления. Разработка процессов управления производится с учетом нормативных требований к их организации. На основе характеристик разработанных процессов управления (их периодичности, трудоемкости и др.) устанавливают численность работников, их соподчиненность в ходе выполнения управленческих работ, состав подразделений аппарата управления.
Организационная основа системы управления - это ее структура, определяющая состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих решений по уровням, а, следовательно, и само число уровней управления. Организационная структура является скелетом, который обусловливает практически всю деятельность субъекта хозяйственной деятельности.
Создавая структуру полномочий, менеджмент должен решить, к какому типу относится тот или иной вид деятельности: линейному или аппаратному. Линейный вид деятельности - это деятельность, непосредственно связанная с созданием, финансированием и сбытом товаров или услуг организации. Аппарат помогает выполнению этих основных функций. Отнесение тех или иных видов деятельности к аппаратным зависит от миссии, целей и стратегии организации.
Таким образом, процесс формированияорганизационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
2.2 Анализ факторов, определяющих требования к организационным структурам
Многообразие возможных организационных форм управления объективно ставит проблему выявления и оценки факторов, создающих те или иные конкретные условия для их применения.
Анализ практического опыта функционирования систем управления показывает, что даже для одних и тех же организаций в зависимости от изменения их целей, наличных ресурсов, условий внешнего окружения, состава производственных звеньев и многих других факторов вплоть до личных качеств главных руководителей и ведущих специалистов могут оказаться эффективными разные виды структур.
Следовательно, при научно обоснованном выборе возможных организационных вариантов необходимо уметь определить объективные требования к структуре управления, влияние на нее отдельных факторов и характеристик управляемого объекта, субъекта и материальных условий, а также закономерностей организации производства и управления.
Влияние организационной структуры на эффективность процесса управления проявляется всегда в тесной связи и взаимообусловленности с влиянием других характеристик системы управления, включая экономические механизмы управления, порядок планирования и оценки работы, применяемые методы и технику управления, деловые качества кадрового состава, сложившийся социально-психологический климат и неформальные отношения и другие свойства субъекта управления, которые также поддаются совершенствованию в той или иной степени. Это обстоятельство важно по ряду причин:
Во-первых, если не учесть влияния названных характеристик на эффективность управления, они могут ослаблять и даже сводить на нет положительные результаты организационного совершенствования.
Во-вторых, диапазон разнообразия организационных форм не безграничен, а при переходе от одного типа структуры и организационного механизма к другому могут существовать определенные требования, которые каждый конкретный вариант структуры удовлетворить не в состоянии. Эти рассогласования как раз и могут быть компенсированы влиянием других характеристик и параметров субъекта управления.
И в-третьих, влияние многих объективных факторов на требования к структуре может оказаться разнонаправленным и даже противоречивым, что сильно усложняет проблему построения критериев их выбора. Понимание этого положения часто заставляет принимать комплексные организационные решения и одновременно со структурой совершенствовать и другие взаимообусловленные характеристики управляющей системы в целях достижения приемлемого конечного эффекта от ее функционирования.
Анализ влияния закономерностей осуществления процессов управления на требования к его организации достаточно сложен и должен стать предметом специального рассмотрения. Здесь мы только изложим некоторые выводы этого анализа. Основной из них состоит в том, что общие свойства спроектированной для каждого конкретного случая организационной структуры управления должны обеспечивать и регламентировать:
Полноту ответственности каждого управленческого органа за достижение поставленной перед ним задачи сбалансированность задач всех звеньев определенного уровня управления по отношению к целям вышестоящего уровня;
Комплексность выполнения (взаимосвязанность) всех функций управления, относящихся к решению каждой поставленной задачи, как по вертикали, так и по горизонтали взаимодействие наиболее эффективные разделение и кооперацию труда между звеньями и уровнями аппарата управления с точки зрения выполняемых функций, минимизацию их дублирования, а также обоснованное взаимодействие линейно-функциональной и программно-целевой структур;
Концентрацию прав и ответственности при решении каждой конкретной управленческой задачи за счет рационального перераспределения компетенции на каждом уровне управления по горизонтали и делегирования полномочий по вертикали;
Полное соответствие организационно-экономического механизма контроля исполнения объему компетенции в области ответственности и прав принятия решений по каждой управленческой задаче.
Поскольку практически в каждую современную систему управления вводятся элементы регулирования меж функционального и межотраслевого взаимодействия, приведенный выше перечень уместно дополнить специфическими требованиями к структурам и механизмам управления комплексными целевыми программами. Суть этих требований состоит в том, чтобы:
Повысить оперативность и действенность руководства формированием и реализацией программы путем приближения органов управления к исполнителям и создания непосредственной связи между ними;
Обеспечить наиболее полное и эффективное взаимодействие всех подразделений, занятых обеспечением и выполнением программ;
Освободить органы высшего руководства системой от функций оперативного управления и координации действий исполнителей программных мероприятий;
Повысить ответственность органов управления каждого конкретного исполнителя программы за результаты и сроки выполнения работ;
Обеспечить эффективный контроль за ходом выполнения запланированных работ, создающий основу для действенного административного регулирования и материального стимулирования более высоких результатов работ по качеству, эффективности и срокам .
Однако, как указывалось выше, каждая из организационных форм управления, соответствующая одному из ее типов, позволяет достаточно эффективно обеспечить выполнение только части перечисленных требований. Чтобы удовлетворить их все в крупной организации должна применяться комбинированная структура, представляющая специфическое для конкретного объекта в сложившихся условиях и системное сочетание различных организационных форм.
Теоретический анализ и опыт показывают, что наиболее существенными факторами являются характеристики:
Целей системы;
Среды ее функционирования;
Организационно-технологических параметров системы и процессов ее функционирования .
Таким образом, изменения характеристик названных элементов выступают как факторы формирования требований к организации и в значительной степени задают критерии выбора возможных структур. Взятые в совокупности, они в большинстве своем взаимообусловлены и находятся в тесной корреляционной зависимости. На практике каждому набору таких характеристик соответствует наиболее рациональная форма и композиция организационной структуры управления. Но в методических целях представляется полезным рассмотреть также влияние каждого из названных факторов на выбор предпочтительных организационных решений.
2.3 Анализ требований и характеристик формирования эффективных структур управления
1) сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;
2) уменьшение числа уровней управления;
3) групповая организация труда как основа новой структуры управления;
4) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;
5) создание условий для гибкой комплектации продукции;
6) минимизация запасов;
7) быстрая реакция на изменения;
8) гибко переналаживаемое оборудование;
9) высокая производительность и низкие затраты;
10) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.
Рост масштаба деятельности. В условиях стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость к росту масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в структуре, но если основная структура остаётся без изменений, то от этого ухудшается функционирование предприятия.
Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до структурных изменений предприятия.
Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние нескольких предприятий обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения, следовательно следует ожидать крупных структурных перемен.
Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления начинают оказывать всё большее влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений. Некоторые отрасли – производство массовой продукции, некоторые финансовые учреждения – в действительности изменились коренным образом благодаря успехам в области технологии управления .
Влияние технологии производственных процессов. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных организаций – всё это свидетельствует о распространении влияния точных наук на промышленные организации.
Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности, а значит, появляется новая организационная структура .
Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям структуры и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия.
Неспособность выжить и функционировать эффективно чаще всего является результатом того, что:
Принимаются необоснованные стратегические решения;
Предприятия пытаются продолжить деятельность в объёме, который уже не является экономичным;
Не удаётся наладить выпуск новой продукции или выпускается не находящая сбыта продукция и не там, где надо;
Фирмы, имеющие один рынок сбыта, не способны диверсифицировать производство.
Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных потоков повышает эффективность организации путём роста производительности и, по крайней мере, временно сдерживает рост издержек, повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке новых и более совершенных стратегических решений.
Почти на любом крупном предприятии можно найти примеры, когда осуществлению хорошо задуманных стратегических планов мешала организационная структура, которая задерживала их выполнение или отдавала предпочтение решению второстепенных вопросов.
Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием. Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре. Используемые методы анализа, как правило, состоит из пяти этапов.
Состоит в выяснении задачи предприятия, областей неопределённости и наиболее вероятных альтернатив развития. В случае образования совершенно новых предприятий определение задачи может быть ограничено установлением проектных параметров.
Анализа организационной структуры заключается в определении переменных, которые значительно влияют на выполнение задачи. На этом этапе необходим глубокий анализ экономической и производственной структуры предприятия и её основных компонентов.
Изучаются цели и программы развития предприятия. Важно убедиться, что текущие цели соответствуют главной задаче предприятия, а программы согласованы с ключевыми факторами успешного функционирования. Это является существенным моментом, поскольку цели и планы оказывают непосредственное воздействие на организационную структуру путём определения приоритетов и значения ранее принятых решений.
Оценивают, насколько структура организации отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешность её функционирования. Для этого необходимо тщательно изучить существующую формальную структуру, определить все её слабые и сильные стороны, выяснить, какие недостатки в формальной структуре компенсируют неформальные элементы и насколько эффективно.
Трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Исследователь изучает основные процессы управления – планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль – для того, чтобы установить, насколько они способствуют выполнению задачи, цели и стратегических программ. Анализ организации и окружающей среды представляет колоссальный объём информации, который необходимо оценить так, чтобы можно было принять решение о структуре, что является конечным этапом аналитического процесса.
Выработка такого решения является очень трудным, почти полностью эмпирическим процессом. Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:
Систематический анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;
Разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;
Гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;
Последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;
Поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены .
По мнению Майкла Хаммера, структуру организации определяют процессы. Способы выполнения работы (бизнес-процессы), определяют характер должности, а также группировку и организацию исполнителей работ (должности и структуру). Сотрудников для выполнения работ по процессам надо нанимать, оценивать и оплачивать с помощью соответствующих систем управления и измерения. А системы управления - то, как оплачивается труд сотрудников, оценивается их эффективность и т.д.- главный фактор, определяющий ценности компании и убеждения ее персонала
Генри Минцберг определяет структуру организации как простую совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а потом достигается координация действий по решению общих задач. По его мнению, за разными способами построения эффективной организационной структуры стоит всего несколько базовых конфигураций.
Минцберг предлагает осуществлять проектирование организационной структуры путем выделения пяти базовых конфигураций: операционное ядро, стратегическая вершина, среднее звено, техническая структура, вспомогательный персонал.
Таким образом, каждого сотрудника организации можно отнести к одному из обозначенных элементов структуры. Для согласования действий этих структурных элементов могут использоваться следующие координирующие механизмы:
Взаимное согласование;
Прямой контроль;
Стандартизация (формализация): стандартизация рабочих процессов, стандартизация выпуска (результатов труда), стандартизация навыков.
Путем сочетания данных механизмов координации могут формироваться различные формы распределения власти внутри организации от вертикально-горизонтальной интеграции (власть сосредоточена в одних руках) до вертикально горизонтальной децентрализации (властью наделен каждый).
Элементы структуры и механизмы координации должны быть подобраны таким образом, чтобы достигалась внутренняя слаженность, гармония организации. При этом Минцберг отмечает, что структура должна фундаментально соответствовать организационной ситуации - размеру организации, ее возрасту, темпам развития, типу внешней среды, в которой она функционирует, используемой технической системе, методам производства продуктов и услуг.
Компании, добросовестно приступающие к разгрому бюрократии, берутся за дело не с того конца. Проблема не в бюрократии, наоборот, последние двести лет она была решением. Если в компании вам не нравится бюрократия, попытайтесь обойтись без нее - и получите хаос. Бюрократия - это клей, скрепляющий традиционные компании. Она была и останется основой решения проблемы - фрагментации процессов.
Если организационная структура перестает соответствовать целям субъекта хозяйственной деятельности, не успевает приспосабливаться к меняющимся условиям, значит, снижается эффективность деятельности системы в целом.
Эффективность, а в ряде случаев выживаемость организации, во многом зависит от того, насколько она адаптирована к внешней среде, в какой мере гибки, подвижны ее структуры, какова ее способность к нововведениям.
Эффективная организационная структура, с одной стороны, должна опираться на то, чего хочет и что может коллектив, а, с другой - соответствовать тому рынку, на котором предприятие. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.
Таким образом, структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько увеличиваются, что ищут не столько специфическую, постоянную структуру, сколько временную, которая отражает определённый этап развития организации.
Выводы по главе 2:
1.Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления
2.Теоретический анализ и опыт показывают, что наиболее существенными факторами являются характеристики:
Целей системы;
Среды ее функционирования;
Ресурсов, имеющихся для достижения целей;
Организационно-технологических параметров системы и процессов ее функционирования.
3. Структура, зафиксированная в схемах и уставах, всё меньше места в проектах организации. Структуру можно выбирать и понять только при широком, комплексном подходе к изменениям предприятия и его окружающей среды.
Организационная структура управления - это форма, а функция - это содержание управления. Функция первична по отношению к организационной структуре управления. Любое предприятие, и маленькое, и большое, нуждается в хорошей структуре. Это залог эффективного управления. Организационная структура управления не развивается сама по себе в результате естественной эволюции. Выделяют три этапа проектирования оргструктур управления:
1. Аналитический. Здесь изучается существующая организационная структура и структуры управления аналогичных производств. При этом уточняются цели и стратегии предприятия.
2. Проектный . На этом этапе выбирается тип оргструктуры управления, разрабатываются звенья и ступени. Другими словами, проектирование организационной структуры управления предполагает выделение и организацию «структурных блоков» предприятия, то есть определение основных видов деятельности. Структурные блоки - это детали будущей конструкции, их можно поставить на разные места и соединить разными способами. Они характеризуются тем, какой вклад они вносят в достижение целей предприятия.
3. Организационный. На этом этапе осуществляется подготовка регламентирующих документов (схемы оргструктуры управления, штатного расписания, положений о структурных подразделениях, должностных инструкции).
Любая организационная структура управления должна отвечать некоторым формальным требованиям:
- ясность. Каждое подразделение и каждый сотрудник должны четко знать, где они находятся, куда надо обращаться за информацией и помощью, где и какие решения принимаются. Ясность не следует путать с простотой. Простым структурам может не хватать ясности и, наоборот, очень сложные структуры могут быть достаточно ясными;
- экономичность. Ее следует понимать в менеджерском смысле: выполнение управленческих функций должно требовать минимума усилий. Организационная структура управления должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы предприятия в целом;
- открытость. Свободный обмен информацией должен поощряться самой организационной структурой управления. Предприятие должно помогать каждому работнику понимать его собственную задачу. Для этого задача должна быть четко определена. Вместе с тем каждый должен понимать общую задачу предприятия, чтобы соотносить свои усилия с благом всего предприятия;
- организационная структура управления должна оцениваться и по тому, облегчает она или затрудняет процесс принятия решения . Структура, подталкивающая принятие решений на максимально высокий уровень, вместо принятия их на возможно низком уровне, - плохая структура.
- стабильность . Предприятие должно делать свою работу, какие бы бури не бушевали вокруг. Оно должно функционировать при любых изменениях во внешней среде;
- приспособляемость . Предприятию нужна высокая приспособляемость к изменениям во внешней среде. Жесткая структура нестабильна, она слишком хрупкая;
- минимум уровней (ступеней) управления .
В настоящее время, в условиях рыночной экономики, для создания предприятия, выведение его на желаемую позицию на рынке и закрепление за ним лидирующего положения необходимо грамотно организовать как управление деятельности в целом всего предприятия, так и управление атмосферой внутри компании.
Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.
Чтобы добиться конкурентоспособности предприятия и получить желаемы доход, необходимо действовать согласно методам маркетинга и менеджмента, используя эффективную организационную структуру управления.
Организационная структура – совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации.
Таким образом, под организационной структурой управления понимается объединенные управленческие звенья, направленные на достижение общей цели и обеспечивающие взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Основными элементами организационной структуры управления являются звенья, уровни и связи.
В зависимости от характера связей выделяется несколько основных типов организационных структур управления:
- Линейная структура;
- Линейно-Функциональная;
- Дивизиональная;
- Матричная;
- Свободная.
Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Каждая организационная структура должна отвечать множеству требований, так как она отвечает за распределение целей и задач между своими элементами, а также отвечает за эффективность деятельности организации. Требования к структуре управления учитываются в принципах формирования ОСУ. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:
1. Тысленко А.Г. дал своё определение первому принципу оптимальности.Оптимальность – сокращение числа ступеней и уровней управления приустановлении рациональных связей между ступенями, уровнями и звеньями управления.
2. Адаптивность – приспособляемость структуры к изменениям внешней среды.
Н.Ю. Чаусов назвал этот принцип немного иначе как, стабильность и гибкость, то есть способность организации своевременно реагировать и быть устойчивой к воздействиям внешней среды.
3. Оперативность – быстрота реакции на принятие управленческих решений, а также быстрое и чёткое их доведение до управляемой системы.
4. Надёжность – достоверность передачи всей информации от управляющей системы к управляемой и обратно.
5. Экономичность – минимизация затрат на содержание аппарата управления, приусловии обязательного выполнения поставленных задач. .
Так же Чаусов Н.Ю. дополнил данный список принципов:
6. Комплексность. Проектирование следует охватить все звенья организационной структуры на всех её уровнях;
7. Системность. Необходимо обеспечить единство целей и методов функционирования всех звеньев организационной структуры путем установления их взаимосвязей, как по вертикали, так и по горизонтали;
8. Регламентация и инициатива. Каждое звено должно выполнять определенные функции, но управление не должно быть абсолютно формализованным. Структура должна допускать неформальное управление;
9. Распространенность контроля. Число работников, находящихся в непосредственном подчинении у руководителя, недолжно превышать норму управляемости;
10 Специализация и универсализация звеньев. Следует не допускать чрезмерно узкой специализации структурных подразделений и в то же время устранять дублирование в их работе.
В свою очередь П.В. Шеметов предложил еще несколько выше нерассмотренных принципов построения организационной структуры:
11. Принцип централизации предприятия стратегических решений при одновременной передаче на максимально низкий уровень полномочий и ответственности по принятию и реализации тактических решений;
12. Принцип разделения организации на производственно-хозяйственные блоки, ориентированные на достижения относительно самостоятельных конечных результатов посредством независимого распорядительства выделенными ресурсами;
13. Принцип возрастания объема координационной работы по мере специализации управленческих подразделений на функциях и видах работ, а производственных звеньев – на продуктах и видах услуг.
Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (илиперестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.
Объектом исследуемой работы был выбран ресторан японской кухни N города Тюмени, которое имеет организационно-правовую форму общества с ограниченной ответственностью.
Исходя из мнения М.П. Переверзева, описанного в первой главе исследовательской работы можно сделать вывод, что данная сеть японских ресторанов практикует дивизиональную структуру управления, так как данная структура применяется в крупным организациях, и это связано со стремлением разукрупнения крупных организаций, повышения гибкости и приспосабливаемости к изменениям во внешней среде.(рис 1.1)
Рис. 1.1 Дивизиональная структура управления рестораном N
В ходе данной исследовательской работы были опрошены 5 экспертов, работающих в ресторане Nза последние 5 лет, а именно, два официанта, один бармен, один менеджер смены и повар, отвечающий за японскую кухню. Экспертам была предложена анкета, включающая в себя все принципы эффективности, где они должны были оценить каждый принцип по пятибалльной шкале и дать кратное пояснение своему ответу.
По результатам опроса можно сказать, что данная структура управления является эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли.
Во-вторых, характеризующим содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда: расходы на содержание аппарата управления, содержание зданий и помещений, переподготовка и подготовка.
По сравнению с другими ресторанами данной сети, в рассмотренном мной ресторане N присутствует корпоративный дух, который выражается в том, что не с подачи руководства, а по собственной инициативе рабочий коллектив собирается на корпоративные мероприятия по каким-либо знаменательным праздникам. Это способствует сплочению коллектива и повышению качества работы каждого отдельного работника в коллективе.
Данная организационная структура управления характеризуется производительностью аппарата управления, адаптивностью системы управления, оптимальностью, что в свою очередь говорит об эффективности данной организационная структура.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объектууправления. В данном случае – соответствует. Наблюдается сбалансированность состава функций и целей управления, соответствие численности и составаработников объему и сложности работ, мощности и быстродействие. Полнота отражения достигаемого эффекта.
Но, безусловно, как и во всем, здесь имеются свои недочёты и проблемы, а именно:
1. Слабый контроль над деятельностью кухни порождает несвоевременную закупку продуктов и как следствие не все блюда из меню оказываются доступны гостям;
2. Долго принимаются решения по проблемам со стороны персонала и клиентов ресторана;
3. Перегруженность бармена функциями, которые невозможно исполнять одновременно;
4. Несправедливая система мотиваций сотрудников, основанная на личных симпатиях и антипатиях руководства;
5. Несогласованность целей подразделений.
Эффективность сети японских ресторанов N достаточно высокая, но в последнее время начала сдавать свои лидирующие позиции, что естественно негативно сказывается на выручке ресторанов.
Повысить эффективность N можно несколькими способами.
Одной из основных проблем является неудовлетворенность персонала возложенными на них ответственностями.
Для того, что бы устранить эту проблему, не хватает нескольких работников, которые бы осуществляли часть контролирующих функций менеджера, таких как: контроль за горячим цехом и за японской кухней.
Небольшой коэффициент централизации управления не всегда является положительным показателем. Как показал опрос экспертов, в данной организационной структуре управления, следует добавить два линейных звена на кухню, которые бы следили за качеством приготовления блюд. Этим мы добьемся повышение качества продукции, снятие обязанностей по контролю над кухней с менеджеров, что в свою очередь позволит сосредоточить их внимание на качестве работы персонала в зале.
На должность главного сушиста следует пригласить известного японского сушиста, А, настоящего поклонника искусства приготовления роллов.
Для того чтобы он согласился переехать работать в Тюмень, следует, предоставить ему жилплощадь недалеко от ресторана, обеспечить весь соц. пакет и возможность летать на Родину не меньше четырех раз в год.
Также, следует организовать проведение открытых мастер-классов, тем самым данная рекомендация поспособствует привлечению новых гостей в ресторан и даст возможность подготовить хороших сушистов на смену А.
По результатам опроса мы выясняли, что один бармен в смену должен выполнять несколько функций, что является тяжело совместимым для одного человека, поэтому следует нанять еще одного работника, чтобы не возникало перегрузки бара и заказы готовились быстрее. Этим мы добьемся разбитие обязанностей и ответственностей бармена по «позициям», что поспособствует удовлетворенности со стороны барменов.
Предоставление нового спектра услуг зачастую приводит к хорошим экономическим показателям. Так, например, если данная сеть ресторанов введет такую услугу, как доставка, это расширит их целевую аудиторию.
1. Рассчитаем затраты на осуществления данных рекомендаций (см. табл. 1.1);
| рекомендации | Сушист | Шеф-Повар | доставка | 2 бармена | ||
| Расходы (тыс.руб) | 2 водителя (на своей машине и бензин оплачивают сами) | 2 оператора | ||||
| Распечатка листовок | 3р*1000шт=3000 | |||||
| Аренда жилья/ мес. | 30000 | |||||
| Перелет | 45000 (компания ЮТэйр) | |||||
| З/П | 50000+соц.налог 30%=65000 | 30000+соц.налог30%=39000 | 18000+соц.налог30%=23400 | 15000+соц.налог30%= | 15000+соц.налог30%=19500 | |
| Итого: | 30000+45000+65000+39000+23400+19500+19500+3000=244400 | |||||
Сумма, которую придется затратить ресторану на осуществление данных рекомендаций, составляет 244400т.р.
2. Рассчитаем ожидаемую выручку от осуществления рекомендаций
Данные рекомендации повлекут за собой изменения в целевой аудитории, а, следовательно, и выручке ресторана. По данным сайта ресторана в месяц его посещают около 3000 человек, то ожидаемый прирост гостей ресторана, при осуществлении рекомендаций, составит 700 человек. При среднем чеке ресторана равном 500 руб. увеличится выручка ресторана с 1500000 млн. руб. до 1850000 млн. руб., но так как наши рекомендации требуют затрат в размере 244400т.р., то ожидаемая выручка ресторана составит 1605600 млн. руб.
Также для повышения эффективности стоит уделить большее внимание критериям оценки адаптивности.
Производство, как один из критериев оценки адаптивности не смотря на его хорошие показатели, можно тоже улучшить, не только в качестве, но и в увеличении альтернатив блюд и напитков. Необходимо также тщательней следить за наличием в ассортименте блюд из меню. Разработка и введение в меню фирменных блюд повысит интерес к данному заведению.
Это позволит решить проблему, а именно проблему несвоевременной закупки продуктов.
Для того что бы цели и задачи каждого отдельного работника соответствовали целям и задачам всего ресторана, нужно доносить до руководства достоверную информацию. Но что бы информация доносилась до руководителя верно, ресторану нужно приобрести аппараты оценки качества обслуживания, то есть при расчете клиента ему предоставляется чек и данный аппарат, на котором находятся три кнопки: «отлично», «хорошо» и «плохо». Данное нововведение решит проблему несправедливой системы мотивации сотрудников.
При выполнении данных рекомендаций можно повысить эффективность организационной структуры сети ресторанов японской кухни N и это даст значительный толчок для завоевания новой целевой аудитории, что в дальнейшем даст возможности сделать из них приверженцев данного ресторана и позволит пользоваться их трансляционностью.
Библиографический список
- Коноков Д.Г., Рожков К.Л.. Организационная структура предприятий.
- Тысленко А.Г. Менеджмент. Организационные структуры управления.– Альфа-пресс, 2011. -320 с.
- Чаусова Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2010. – 495с.
- Шеметов П.В. Менеджмент: Учебное пособие. –М.: Издательство «Омега-Л», 2009. – 407с.
Различают эффективность организационных процессов и качество самой организации. Эффективность зависит от свойств организационной структуры, ее методов работы и влияния внешней среды. Проявляется эффективность только в результате работы организации.
Цель проектирования организационных структур состоит в выделении направлений развития организации, которые кажутся наиболее эффективными. Одна из задач в процессе проектирования состоит в разработке механизма оценки эффективности организации, подборе инструментов оценки. Для решения этой задачи исследуют особенности управления, условия функционирования организации, ограничения управления, выделяют факторы эффективности и показатели оценки взаимодействия между отделами и уровнями иерархии. Важность этой задачи состоит в том, что организационная структура не существует отдельно от общего рабочего процесса, а оказывает на него влияние. Следовательно, общая эффективность организации зависит от эффективности организационной структуры.
При проектировании организационной структуры или при реструктуризации компании необходимо:
- заранее определить критерии, по которым будет оценена эффективность;
- на основе критериев сформировать совокупность показателей, по которым будет произведена оценка;
- всю массу показателей привести к единой системе, чтобы провести анализ с учетом взаимозависимостей по уровням иерархии.
Критерии оценки, инструменты и методы анализа эффективности, которые применяются на практике, могут быть различными. Критерий эффективности – обобщенный показатель, правило, на основе которого выбирается лучшее решение или лучший процесс в организации. Критерии эффективности показывают наиболее важные параметры организации и позволяют спроектировать систему показателей эффективности, чтобы дать возможность провести последующий анализ и контроль.
Показатели оценки эффективности
Делятся на три группы:
- Выражающие конечные результаты деятельности. Среди них: рост прибыли, рост производства, снижение себестоимости продукции, рост рентабельности, улучшение качества продукции, сокращение сроков производства, внедрение новой техники и технологий.
- Выражающие :
- производительность. Определяется как количество продукции на одного работника-управленца; или отношение темпов роста производства на одного работника-управленца к темпу роста производства на одного работника производства.
- адаптивность, гибкость. Определяются с помощью балльной системы на основе оценок экспертов. Характеризуют способность руководства менять стиль поведения в зависимости от организации и запросов внешней среды.
- оперативность. Определяется временными показателями (затраты времени на преобразование ресурсов в продукцию).
- экономичность. Определяется уровнем затрат на аппарат управления. Оценивается по следующим показателям: доля затрат на содержание управления в стоимости продукции; доля затрат на заработную плату управленцев в стоимости продукции; изменение суммы прибыли на одного работника-управленца; доля управленцев в общей численности персонала.
- надежность. Характеризуется бесперебойным функционированием аппарата управления. Коэффициент надежности высчитывается по формуле:
К = 1 – Кн/Кобщ, где
Кн – количество нереализованных решений,
Кобщ – общее количество решений в организации.
- коэффициент звенности. Определяется по формуле:
- коэффициент дублирования. Определяется по формуле:
- степень централизации функций. Определяется по формуле:
- коэффициент эффективности информационных потоков. Определяется по формуле:
- коэффициент уровней управляемости. Определяется по формуле:
Кзв = Пзв ф/ Пзв о, где
Пзв ф – количество звеньев в организации в данный момент,
Пзв о – оптимальное количество звеньев в организации.
Кд = Коз/Кн, где
Коз – количество работ, закрепленных за подразделениями фактически,
Кн – количество работ, определяемых нормативами.
Кц = Рфц/Рф, где
Рфц – количество решений по функции на верхних уровнях руководства,
Рф – общее число решений по функции на всех уровнях иерархии.
Ки = Дэ/Двход, где
Дэ – количество случаев эффективного (измеряется на примере документов),
Двход – общее количество информации на входе (измеряется в документах).
Ку = Уф/Ун, где
Уф – масштаб управляемости реальный,
Ун – по нормативам.
Могут применяться и другие показатели оценки, в зависимости от специфики отрасли, размера организации, уровней иерархии и т.д.
Значение миссии организации.
Миссия – это смысл существования организации, в котором выражается отличие данной организации от других, ее социальная роль.
Ключевые элементы, из которых состоит миссия организации.
1. Определение всех сфер деятельности, в которых планирует работать организация.
2. Стратегические цели, которые устанавливает организация, определение ключевых показателей, которых стремится достичь организация в будущем.
3. Компетентность персонала и конкурентные преимущества. Миссия устанавливает суть общекорпоративных ценностей. К таким ценностям относятся специальные знания и навыки.
4. Круг влияния. Миссия устанавливает группы лиц и организаций, сотрудничество с которыми способствует развитию организации.
5. Основные виды деятельности организации.
6. Основные конкурентные преимущества, которых планируется достичь организацией в будущем. Необходимо также выявить основные недостатки, которые планируется ликвидировать в первую очередь.
Задачи, решению которых способствует миссия организации.
1. Выразить то, для чего существует организация.
2. Установить, чем организация отличается от других организаций, функционирующих на том же рынке.
3. Определить критерий для оценки действий, осуществляемых в организации.
4. Скоординировать интересы всех лиц, связанных с организацией.
5. Содействовать созданию благоприятной корпоративной атмосферы.
Создание миссии позволяет установить, для чего существует конкретная организация. Как правило, миссия остается неизменной на протяжении всего жизненного цикла организации.
Форма выражения миссии: миссия может быть сформулирована как в виде одной фразы, так и в виде программного заявления высшего руководства организации.
Миссия может быть использована как представительский документ для включения в годовой отчет компании перед акционерами и как внутрифирменный основополагающий документ.
Особенность: основным условием формулирования миссии является понимание и принятие персоналом компании. В связи с этим желательно в процесс разработки миссии вовлечь сотрудников компании.
Факторы, учитываемые при создании миссии:
– состояние внешней и внутренней среды организации;
– история организации;
– ресурсы, которые организация использует для достижения своих целей;
– существующий стиль деятельности;
– отличительные особенности организации.
Предварительная формулировка миссии – это выраженная одним предложением мысль относительно того, чем занимается или хочет заниматься организация.
Очень часто возникают ситуации, когда оказывается невозможным сформулировать миссию организации. Это говорит о том, что предприятие не сбалансировано, у него нет единых целей внутри организации, интересы различных групп не взаимосвязаны, организация не определила приоритетные направления развития. Такая ситуация наиболее часто встречается, если существует несколько подразделений компании, работающих в различных направлениях и не имеющих четко определенных целей деятельности и задач, а также несогласованность работы персонала организации.
Основные требования к построению организационных структур.
К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое значение в процессе управления. Формальные требования, предъявляемые к организационной структуре: ясность, экономичность, рациональность, адаптивность, надежность, управляемость, устойчивость. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления, разработке которых было посвящено немало работ отечественных и зарубежных ученых. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:
1. Организационная структура управления прежде всего должна отражать цели и задачи организации.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью, с другой - необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей. Это означает, что копирование структуры управления, успешно функционирующей в других социально-культурных условиях, не гарантирует желаемого результата.
Основные принципы построения организационных структур, используемые современными рыночно ориентированными фирмами, таковы:
o баланс ответственности и прав;
o доступность и понятность целей развития организации всем подразделениям;
o простота структуры, в том числе малозвенность и четкость построения и управления;
o координация ответственности - на высшем уровне управления компанией;
o гибкость, приспособляемость структуры в соответствии с динамикой рынка и стратегией фирмы.
На формирование структуры управления влияют несколько групп факторов:
o масштаб и структура самой организации;
o технологические факторы, особенности технологического процесса производства товаров или услуг;
o экономические факторы (например, снижение управленческих издержек);
o человеческие факторы (социальная структура персонала и взаимоотношения между людьми).
Важным условием, определяющим структуру управления, является существование тесной зависимости между внешней средой, поведением фирмы и ее внутренней организацией. Данную взаимосвязь А. Чандлер отразил следующим образом: изменение внешних условий приводит к необходимости изменения стратегии фирмы, далее к изменению ее организационных характеристик и в конечном счете к преобразованию структуры.
При единой научной базе, используемой для формирования и совершенствования организационных структур государственных и коммерческих организаций, следует отметить специфику деятельности органов государственной власти, в том числе регионального управления.
Субъектами управления в регионе являются территориальные управления федеральных органов, органы управления субъектом Российской Федерации и органы местного самоуправления, которые зачастую имеют пересекающиеся, но не всегда совпадающие интересы. В результате система управления регионом приобретает довольно сложную структуру. Субъекты территориального (регионального) управления включают государственные хозяйственные, коммерческие, общественные структуры.
Объектом управления в регионе является весь хозяйственный и социально-экономический комплекс региона, который формируется независимо от набора отраслей, ведомственной подчиненности и форм собственности предприятий, сосредоточенных на данной территории. Таким образом, объектами управления выступают материальновещественные, финансово-кредитные, трудовые и информационные потоки в территориальной общественной системе.
Действующая в организации структура управления, переставшая соответствовать условиям или изначально неприемлемая для решения поставленных задач, требует своей замены на более эффективную. Поэтому должна быть правильно поставлена задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи данной организации. Эта общая постановка должна быть максимально конкретизирована, чтобы предполагаемая вновь созданная структура позволила организации наилучшим образом взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия сотрудников, на современном уровне удовлетворять общественные потребности, достигать своих целей с высокой эффективностью.
Главная тенденция эволюции организационных структур состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими. При этом называются следующие десять требований и характеристик формирования эффективных структур управления:
1. Сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом.
2. Уменьшение числа уровней управления.
3. Групповая организация труда как основа новой структуры управления.
4. Максимальная степень удовлетворения потребностей рынка.
5. Нацеленность работника на реализацию своих способностей.
6. Создание центров прибыли (бизнес-центров).
7. Быстрая реакция на изменения.
8. Совершенствование горизонтальных связей внутри предприятия.
9. Развитие информационных технологий.
10. Безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.