Letrat e biznesit përpilohen kur komunikoni me partnerët në pothuajse çdo rast. Shembuj të gatshëm dhe rregulla për përpilimin e dokumenteve të tilla mund të gjenden në artikull.
Një letër biznesi mund të përkufizohet si një dokument që i dërgohet në emër të të gjithë kompanisë një kompanie tjetër, sipërmarrësi individual ose individi (për shembull, një investitor). Në fakt, çdo korrespondencë e kompanisë është letra biznesi. Qëllimi i tyre është shumë i ndryshëm:
- në lidhje me bashkëpunimin.
- bashkëpunimi, negocimi.
- Një kujtesë për nevojën për të përmbushur detyrimet sipas kontratës.
- Sqarim i pozicionit të dikujt, përgjigje ndaj një letre të dërguar më parë dhe shumë të tjera.
Dokumenti zakonisht përpilohet në letrën e kompanisë, lejohet ta dërgoni atë me postë të rregullt ose me postë elektronike. Megjithatë, nëse partneri është i një rëndësie të veçantë, preferohet të printohet në letër të trashë dhe cilësore dhe të dorëzohet personalisht ose me korrier. Struktura e letrës i ngjan një dokumenti tipik biznesi - ju mund ta përfaqësoni atë në mënyrë skematike në këtë mënyrë.
Çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje gjatë përpilimit
Nuk ka rregulla dhe mostra specifike të shkronjave të tilla, prandaj struktura, vëllimi dhe dizajni i tyre varen kryesisht nga rasti specifik. Për shembull, një letër njoftimi do të jetë mjaft koncize (3-4 paragrafë), ndërsa një rekomandim punonjësi ose një propozim biznesi mund të marrë më shumë se një faqe.
Sidoqoftë, ka disa rregulla të përgjithshme që duhet t'u kushtoni vëmendje kur përpiloni letrën:
- Vetë dokumenti nuk ka ndonjë fuqi ligjore, megjithatë, ai është hartuar në përputhje me të gjitha rregullat e regjistrimit. Struktura e tij, stili i paraqitjes duhet të përputhet me parimet e pranuara përgjithësisht të menaxhimit modern të dokumenteve.
- Propozimet ndërtohen në mënyrë logjike, në një sekuencë të qartë. Nuk ka kthesa të zbukuruara, komplekse, emocionale dhe aq më tepër bisedore. Toni është neutral.
- Prezantimi kryhet gjithmonë vetëm nga 1 person - ose në njëjës, nëse teksti është shkruar drejtpërdrejt nga kreu, ose në shumës, nëse është përpiluar në emër të të gjithë kompanisë.
- Thuhet qëllimi specifik i përpilimit dhe veprimet e pritshme të adresuesit (dërgoni një përgjigje, merrni parasysh kandidaturën e një punonjësi, pranoni negociatat, dërgoni një dokument, etj.).
- Punimi nuk pasqyron interesat individuale të drejtuesit ose punonjësve të tjerë, por qëllimet e kompanisë si ekip. Nëse keni nevojë të krijoni një kontakt personal, këshillohet ta bëni ndryshe dhe të mos pozicionoheni si përfaqësues i kompanisë.
TOP 5 gabimet drejtshkrimore
Gabimet mund të ndahen në 2 grupe të mëdha - disa shoqërohen me shkrim si me tekst (shkelje e logjikës, fjalorit dhe normave të tjera gjuhësore), të tjera - me shkelje të etikës së duhur të biznesit:
- Gabimet drejtshkrimore, të pikësimit nuk lejohen - teksti i letrës duhet të kontrollohet gjithmonë të paktën 1-2 herë përpara se të dërgohet.
- Shkelje e stilit të prezantimit të biznesit, prania e frazave emocionale, mirësjellje e tepruar ose, anasjelltas, rreptësi.
- Toni negativ - edhe kërcënimet duhet të shkruhen pa fjalë të panevojshme - për shembull: "Ne rezervojmë të drejtën t'i drejtohemi gjykatës brenda 30 ditëve nga data që ju merrni këtë letër".
- Vëllimi shumë i madh ose, anasjelltas, shumë i vogël. Zakonisht i gjithë teksti mund të futet në 1-2 faqe. Megjithatë, kjo nuk do të thotë se nuk keni nevojë t'i sillni të gjitha informacionet e rëndësishme partnerit tuaj. Të dhënat vëllimore, diagramet, format e dokumenteve mund të transferohen në aplikacione.
- Heqja e bashkëbiseduesit nga e drejta për të zgjedhur. Për shembull, nuk duhet të shkruani: "Ju lutemi konsideroni dhe miratoni versionin përfundimtar të kontratës."
Fraza tipike të modelit
Përdorimi i frazave standarde karakteristike për fjalimin e biznesit në tekst është një fenomen krejtësisht normal dhe madje i dëshirueshëm. Më poshtë është një listë e klisheve më të zakonshme të përdorura në situata të ndryshme.
| situatë | fraza |
| njoftim | Informoni / Sillni në vëmendjen tuaj / Informoni / Njoftoni |
| shpjegimi i arsyes | Në bazë të / Në përputhje me / Në lidhje me / Për qëllimet e / Për arsye / Në mbështetje të / Në zbatim |
| kërkesë | Ju lutemi ndërmerrni veprime / Ju lutemi informoni, drejtoni, bëni, konfirmoni ... |
| konfirmimin | Konfirmoni / Siguroni / Pranoni kushtet tuaja / Mos kundërshtoni ... |
| fjali | Rekomandoni / Ofroni / Ftoni / Pyetni |
| Ne garantojmë | |
| refuzimi | Ne jemi të detyruar të refuzojmë për një arsye / Ne refuzojmë ofertën tuaj për shkak të ... |
| përfundimi | Ne kërkojmë me zell / Shpresojmë për bashkëpunim, mirëkuptim, ndihmë / Ju kërkojmë të justifikoni, drejtoni, bëni ... |
Në këtë artikull, do të gjeni informacione për të punuar me letra të vështira që hasen shpesh në ndërveprimet e biznesit, si dhe do të shihni mostra të letrave të biznesit. Këto janë letra, nevoja për të shkruar që lind në një situatë të shkeljes së interesave të biznesit: një letër kërkesë dhe një letër kërkesë.
Meqenëse situata në vetvete është mjaft e vështirë, shkrimi i një letre në një situatë të tillë është një çështje shumë e rëndësishme, në të cilën është e rëndësishme që autori të jetë i arsimuar, i sjellshëm, korrekt dhe në të njëjtën kohë, i aftë të mbrojë me vendosmëri interesat e tij të biznesit. .
Zgjidh me sukses kompleksitetin e shkronjave "të vështira" ndihmë:
- Qëndrimi kompetent në ndërveprim: një qëndrim i fortë, por korrekt ndaj partneritetit
- Zgjedhja e një stili të përshtatshëm të të shkruarit (formal ose konfidencial biznesi)
- Trajtimi kompetent dhe logjik i fakteve
Shembuj të letrave të biznesit.
(instalim - partneritet, stil - biznes zyrtar, trajtim bindës i fakteve)
Te dashur kolege!
Për të marrë masa për të siguruar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12 në kushte funksionimi, të prodhuar nga Instituti "Optika" që nga viti 1992, ju bëjmë thirrje me kërkesën e mëposhtme: merrni parasysh mundësinë e ofrimit të Institutit "Optikë" me informacion rreth parametrave të pajisjes në kushte reale funksionimi (detajet në bashkëngjitje). Të dhënat e dërguara nga ju do të lejojnë institutin të mbledhë informacionin e nevojshëm për analitikë, të kryejë monitorim dhe do të kontribuojë në një zgjidhje më efikase të çështjeve të përmirësimit të cilësisë dhe besueshmërisë së pajisjes KIP-12.
Ju lutemi na tregoni në letrën tuaj të përgjigjes vendimin tuaj për të na ndihmuar. Nëse keni nevojë për informacione shtesë që ju nevojiten për të marrë një vendim, ju lutemi jepni gjithashtu në letrën tuaj të përgjigjes.
Sinqerisht,
Ekipi i Byrosë Teknike
Instituti "Optika"
Letër Biznesi. mostër e letrës së kërkesës(instalim - partneritet, stil - biznes konfidencial, trajtim bindës i fakteve)
Te dashur kolege!
Ne jemi shumë të interesuar për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, të cilën e prodhojmë që nga viti 1992 dhe e cila që nga viti 1995 ka gjetur një aplikim solid në punën e kompanisë suaj. Prandaj ju drejtohemi me këtë kërkesë.
Për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, na duhen të dhëna të hollësishme për funksionimin e kësaj pajisjeje në kushte funksionimi. Në zbatimin e kësaj detyre, ne po llogarisim në ndihmën dhe pjesëmarrjen tuaj të drejtpërdrejtë. Nisur nga bashkëpunimi afatgjatë dhe pozitiv ndërmjet kompanive tona, ju kërkojmë të na ndihmoni të mbledhim dhe ofrojmë informacion statistikor mbi funksionimin e pajisjes. Ne do të jemi mirënjohës nëse gjeni një mundësi për të mbledhur statistika për ne mbi parametrat e dhënë (detajet në shtojcë). Kjo do të na lejojë të monitorojmë efikasitetin e pajisjes dhe të marrim shpejt masa për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e punës së saj.
Ju lutemi na tregoni nëse jeni të gatshëm të na ndihmoni në parim. Nëse keni nevojë për komente shtesë ose keni pyetje për të marrë një vendim, ne jemi të gatshëm t'u përgjigjemi atyre.
Ne do të jemi mirënjohës për përgjigjen tuaj.
Sinqerisht,
Ivan Ivanov
Shefi i Byrosë Teknike
Instituti "Optika"
Letër Biznesi. Shembull i letrës së kërkesës dhe i letrës shembull të ankesës.
|
Letër - kërkesë (instalim - partneritet; stil - biznes konfidencial; trajtim bindës i fakteve) |
letër - pretendim (instalim - partneritet; stil - biznes zyrtar; trajtim bindës i fakteve) |
| I dashur Andrei Ivanovich! Ju apelojmë me një kërkesë për zgjidhjen e situatës me zbatimin e projektit ABS. Deri më tani nuk kemi pasur probleme në ndërveprim me kompaninë tuaj, janë respektuar të gjitha marrëveshjet e parashikuara në kontratë. Jemi të sigurt se situata e krijuar ende mund të korrigjohet. Suksesi i projektit ABS është jashtëzakonisht i rëndësishëm për kompaninë tonë. Prandaj ju lusim deri me 06.08.2010. jepni informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Shpresojmë që përgjigja juaj të sqarojë situatën dhe të largojë shqetësimet tona për suksesin e projektit. Sinqerisht, |
I dashur Andrei Ivanovich! Në emër të menaxhimit të OJSC Rosstans, unë po ju shkruaj në lidhje me nevojën për të zgjidhur situatën që është krijuar me zbatimin e projektit ABS. Më duhet të raportoj se kjo situatë na shkakton shqetësim ekstrem. Sipas kushteve të kontratës Nr.A-122 datë 07.02.2010. pika 4.3. 60 ditë para fillimit të dorëzimit të planifikuar të produkteve, Star LLC duhet të dërgojë mostra kontrolli të produkteve në Rosstans OJSC, duke njoftuar Rosstans OJSC për faktin e dërgesës. Sipas planit (Marrëveshja Suplementare Nr. 1 datë 11 Mars 2010 për Kontratën Nr. A-122 datë 7 Shkurt 2010), data e planifikuar e fillimit për dorëzimin e produkteve është 1 tetor 2010. Afati i fundit për dërgimin e mostrave të kontrollit është jo më vonë se data 02.08.2010. Sot është 04.08.2010. Për momentin nuk kemi marrë informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Në këtë situatë, aftësia e Star LLC për të përmbushur detyrimet e saj shkakton shqetësime serioze për Rosstans OJSC dhe e bën të nevojshme të mendohet për zbatimin e gjobave të parashikuara në pikën 7.2. Kontrata nr.A-122 datë 07.08.2010. Për të parandaluar këtë, ju ofrojmë deri më 06.08.2010. na informoni për situatën me dërgimin e mostrave të kontrollit të produkteve. Sinqerisht, |
Merrni parasysh informacionin tonë dhe jemi të sigurt se çështja e shkrimit të "letrave të vështira" do të jetë shumë më pak punë intensive për ju.
Tamara Vorotyntseva
Hidhini një sy programeve tona të trajnimit për korrespondencën e biznesit:
Udhëzim
Filloni duke specifikuar pozicionin dhe emrin e adresuesit. Për shembull: "Për kryeinxhinierin e OAO Polad Ivanov S.S." Pastaj shkruani ankim në krye të letrës. Zakonisht fillon me fjalën "I dashur". Më pas vjen emri i plotë dhe patronimi i adresuesit. Ju gjithashtu mund të shkruani "I nderuar zoti Ivanov" pa dhënë emrin e tij. Ankesa duhet të jetë pikërisht në mes.
Shkruani një preambulë në letrën tuaj të apelit. Tregoni qartë dhe shkurt arsyet dhe qëllimin e shkrimit të kësaj letre. Marrësi nga ky paragraf duhet të kuptojë të gjithë thelbin e letrës. Për shembull, filloni kështu: "Po ju shkruaj për cilësinë e pakënaqshme të kushinetave që na dërgoni gjatë ... në ...".
Plotësoni trupin e letrës. Si rregull, ai përbëhet nga dy deri në katër paragrafë, në të cilët shprehen shqetësimet për problemin e përcaktuar në preambulë. Gjithashtu në këtë pjesë shprehni të gjitha mendimet tuaja për këtë çështje dhe për një zgjidhje të mundshme të problemit. Tregoni se çfarë veprimesh specifike duhet të ndërmarrë adresuesi për të zgjidhur këtë çështje në të ardhmen e afërt. Përdorni afate, numra dhe fjali të qarta.
Shkruani një përfundim. Në këtë pjesë, formuloni rezultatet e të gjithë letrës së apelit. Shembull: "Jam i sigurt se do ta zgjidhni këtë situatë të pakëndshme dhe në të ardhmen e afërt bashkëpunimi ynë do të jetë i njëjtë si më parë."
Vendosni një nënshkrim zyrtar, i cili përbëhet nga titulli i pozicionit, si dhe emri juaj i plotë. Kjo zakonisht paraprihet nga: "Me respekt", "Sinqerisht juaji", "Me shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm" etj. Zgjidhni sipas situatës.
Bëni një postscript ose postscript. Ky seksion i vogël ndodhet pikërisht poshtë nënshkrimit. Përdoret mjaft rrallë në shkronja të këtij formati, por megjithatë ndonjëherë ka një vend për të qenë. Postshkrimi informon adresuesin për një ngjarje të rëndësishme në jetën e organizatës së autorit të letrës. Për shembull: "P.S. Ju informoj se përqindja e defekteve në serinë e lëndëve të para të marra 2 ditë më parë është rritur në 19%!
Burimet:
- mostër e letrës së apelit
Disa vite më parë, aftësia për të shprehur mendimet tuaja në letër u konsiderua si një dhuratë e paçmuar. Sot, kjo nuk është një cilësi aq e rëndësishme, sepse është kaq e lehtë të biesh dakord dhe të flasësh vetëm në telefon. Por megjithatë, në disa fusha, aftësia për të shkruar mbetet një aspekt i rëndësishëm. Komunikimi i biznesit është i pamundur pa korrespondencë, për shembull, shumë duhet të shkruajnë letra bashkëpunimi, të cilat përcaktojnë nëse do të zhvillohet. Kjo është arsyeja pse është shumë e rëndësishme të kompozoni saktë dhe saktë një të tillë letër.
Udhëzim
Letra duhet të shkruhet në kokën e letrës së organizatës. Është mirë nëse titulli i letrës shtypet me bojë me ngjyrë, pasi nga këndvështrimi i psikologëve, kjo tërheq vëmendjen e lexuesit.
Dihet se disa organizata prezantojnë regjistrimin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse, kështu që hapi tjetër është të shkruani regjistrimin dhe datën e mesazhit dalës.
Ju lutemi tregoni më poshtë: kujt i drejtohet kjo adresë biznesi. letër, dhe ju duhet ta plotësoni atë me një tregues të pozicionit ose departamentit. Mos harroni se nuk lejohen shkurtesa.
Pas kësaj, në qendër në mes, me shkronja të theksuara dhe të theksuara, shkruani një apel, për shembull, Të nderuar Zotërinj! Pastaj vazhdoni me ankesën, duhet të shkruhet saktë, për shembull, "ti, ti, ti" duhet të shkruhen me shkronjë të madhe.
Pas kësaj, tregoni arsyen për të shkruar një propozim tregtar, për shembull, mund të jetë një marrëdhënie e kaluar ose një diskutim në një takim. Më pas, vazhdoni të shkruani vetë propozimin, nuk keni nevojë të shkruani propozime të mëdha me një analizë të hollësishme të atyre të mëtejshme komerciale. Ju mund t'i vendosni të gjitha këto informacione në aplikacione, duke iu referuar atyre në tekst.
16Prill
Përshëndetje! Në këtë artikull, ne do të flasim për letrat e biznesit.
Sot do të mësoni:
- Pse korrespodenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë e saj;
- Çfarë janë letrat e biznesit dhe si hartohen ato;
- Si të shkruani një letër biznesi.
Tani jashtë dritareve tona është koha e teknologjive të larta dhe internetit. Por korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë dhe rëndësinë e saj, ajo thjesht ka kaluar në media të tjera. Pse është e rëndësishme të jeni në gjendje të kompozoni dhe formatoni letrat e biznesit, le të flasim sot.
Pse keni nevojë për korrespondencë biznesi
Para së gjithash, është një mundësi për të shkëmbyer mendime, sugjerime dhe mendime me punonjësit ose partnerët e biznesit. Me ndihmën e korrespondencës deklarojnë pretendime, kërkesa, sqarojnë keqkuptimet mes kompanive.
Korrespondenca e biznesit është një nga llojet e zyrtarëve.
Dallimet midis letrave të biznesit dhe të tjerave
Dallimet kryesore janë si më poshtë:
- Stili i prezantimit;
- Fjalor që nuk lejon një shprehje të gjallë të emocioneve;
- Është lëshuar në letrën zyrtare të kompanisë;
- Fonti nuk është shumë i vogël, por jo i madh, ndërsa i njëjtë në të gjithë tekstin;
- Rrallë zënë më shumë se 1 faqe;
- Prania e një vartësie të rreptë zyrtare.
Llojet e letrave të biznesit
Të gjitha letrat e biznesit mund të ndahen me kusht në disa grupe. Ne do të ndalemi në secilën në më shumë detaje dhe do të japim një përshkrim të shkurtër.
Letrat që nuk kanë nevojë për përgjigje.
- Leter garancie;
- shoqërues;
- informative;
- Letër paralajmëruese;
- Letër kujtese.
Letra që kërkojnë përgjigje.
- Apelimi;
- Fjali;
- hetim;
- Kërkesa;
- Peticion.
letra jo-tregtare.
- Ftese;
- Letra ngushëllimi;
- letra falenderimi;
- Letra që informojnë për diçka;
- Letrat që përmbajnë rekomandime;
- letra garancie;
- Letra që konfirmojnë se mallrat janë pranuar, shërbimi është ofruar, e kështu me radhë;
- Letra urimesh në raste të ndryshme;
- Letër kërkese;
- Letra udhëzuese;
- Letra motivuese.
Letra komerciale.
Zakonisht ato përdoren para lidhjes së një marrëveshjeje, si dhe gjatë vlefshmërisë së kontratës.
Kjo perfshin:
- Letra me përgjigje për pyetjet;
- kërkesë direkte;
- - një letër në të cilën propozohet të lidhni një marrëveshje ose të lidhni një marrëveshje;
- Kerkese;
- Përkujtues;
- Një letër që përmban një paralajmërim për përfundimin e marrëveshjeve ose nevojën për të përmbushur detyrimet, etj.
Nëse flasim për klasifikimin sipas strukturës, atëherë ekzistojnë 2 lloje letrash biznesi:
- Përmban tekstin e autorit dhe të shkruar në formë të lirë;
- Përpiluar sipas një modeli të rreptë.
Nga adresuesit.
- Qarkore - një letër që u dërgohet disa marrësve;
- Normale - i dërgohet një adresuesi në emër të një personi;
- Kolektive - dërguar tek një adresues, por nga disa persona.
Letrat gjithashtu ndahen sipas formës në të cilën janë dërguar:
- Dërguar si një mesazh faks;
- dërguar me email;
- Ato që dërgohen në zarfe të rregullt.
Ka lloje letrash që, për arsye etike, duhet të shkruhen me dorë dhe jo të shtypen. Kjo vlen për ngushëllimet dhe urimet.
Sekretet e dizajnit të saktë
Teksti i letrës është i ndarë në pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Ata janë logjikisht të lidhur me njëri-tjetrin. Pjesa hyrëse përfshin rrethanat që çuan në krijimin e letrës, dhe pjesa kryesore është vetë përmbajtja. Në pjesën e fundit përmblidhen rezultatet të cilat shprehin kërkesën, refuzimin etj.
Në përgjithësi, korrespondenca e biznesit me gjithë përgjegjësi mund të quhet art, sepse është e nevojshme të mësohet se si ta kryeni atë në mënyrë korrekte, në përputhje me të gjitha kërkesat. Në fund të fundit, më shpesh ne mendojmë vetëm për faktin që informacioni paraqitet qartë, por harrojmë se letra mund të konsiderohet fytyra e kompanisë.
Stilistika.
Çdo letër mbahet në një stil të rreptë biznesi, përdoren mjete të të folurit tipike për dokumentet zyrtare.
Kërkesat për paraqitjen e informacionit.
Të gjitha informacionet e përfshira në letër janë paraqitur si më poshtë:
- Adresuar, i destinuar për një person specifik;
- Që nga data e shkrimit, i gjithë informacioni duhet të jetë i përditësuar;
- Në mënyrë të besueshme;
- Në mënyrë të paanshme;
- Argumentuar;
- Sa më shumë që në bazë të saj të ishte e mundur të merrej një vendim.
Forma.
Para së gjithash, letra është përpiluar në një kokë letre që është e markës për kompaninë.
- Për të shkruar një letër biznesi, përdoren fletë A4;
- Diferenca e majtë e formularit duhet të jetë së paku 3 cm, pasi pas njëfarë kohe ato do të dërgohen në lidhës;
- Tregohet emri i kompanisë, adresa e saj ligjore dhe aktuale, adresa e postës elektronike;
- Është më mirë të përdoret fonti standard Times New Roman, madhësia 12. Është më optimali dhe perceptohet mirë kur lexohet;
- Lejohet lëshimi i letrave të biznesit pa përdorur një kokë letre, atëherë në fund të fundit duhet të jepni informacion nga formulari.
Nëse letra i referohet transaksioneve të mëdha në lidhje me financat ose informacione konfidenciale të një natyre të ndryshme, nuk rekomandohet dërgimi i letrave të tilla me faks ose në formë elektronike. Më mirë në mënyrën e vjetër, në një zarf të zakonshëm letre.
Numërimi.
Nëse letra përbëhet nga disa faqe, atëherë ato numërohen, duke filluar nga e dyta. Numrat janë vendosur në krye në mes me numra arabë. Mos vendosni asnjë pikë pranë numrit.
Ndarja në pjesë.
Kjo nënkupton ndarjen e letrës në paragrafë. Teksti nuk duhet të shkojë në një rrjedhë të vazhdueshme, kështu që thjesht nuk do të perceptohet. Duke u ndarë në paragrafë, mund të shihni se ku mbaron një mendim dhe fillon një tjetër.
Disponueshmëria e rregullimeve.
Korrigjimet dhe gabimet e shtypit, si dhe fshirjet, janë të padëshirueshme. Letra duhet të jetë e kompozuar në mënyrë korrekte dhe teksti shtypet në intervale prej 1.5 - 2.
Detajet e përdorura.
Ne do të tregojmë vetëm ato kryesore, pasi tashmë kemi folur shkurtimisht për to pak më herët:
- Nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit, përdoret stema e Federatës Ruse. Ndodhet në mes të formularit zyrtar;
- Emri i plotë i kompanisë;
- Numrat e faksit dhe telefonit;
- Numri i llogarisë bankare;
- Adresuesi - për më tepër, emri i kompanisë adresuese përdoret në rastin nominativ, përdorni rasën dhanore për të treguar pozicionin dhe mbiemrin e marrësit;
- Nëse adresuesi ka një diplomë ose titull akademik, shënojeni atë përpara mbiemrit të personit;
- Çdo rekuizita shkruhet në një rresht të ri dhe me shkronjë të madhe.
Letër biznesi pas takimit
Ju mbajtët një takim biznesi, kishte një perspektivë të caktuar. Si ta pasqyrojmë këtë në letër, ne do të diskutojmë më tej.
- Para së gjithash, në fillim të letrës, referojuni datës dhe orës së komunikimit tuaj me një partner të mundshëm, edhe nëse kanë kaluar disa ditë nga takimi.
- Shmangni gabimet ose frazat tepër komplekse: bëje letrën të shkurtër dhe të qartë, por në mënyrë të tillë që marrësi të ketë dëshirë ta lexojë.
- Përmendni se për çfarë ishte biseda. Për shembull: " Ne diskutuam se sa do të kushtonte vazoja e stilit venecian.”
- Sigurohuni që marrësi i letrës shpreh qëndrimin e tij ndaj temës së takimit.
- Përcaktoni kohën kur mund të komunikoni me telefon ose të takoheni personalisht.
- Tregojini marrësit se jeni duke pritur për bashkëpunim me të: " Shpresoj të kemi marrëdhënie të mëtejshme biznesi me ju«.
- Përfundojeni letrën me frazën e mëposhtme ose të ngjashme: Urimet më të mira për ju...».
Letra biznesi me email
Është e pamundur të injorohen kërkesat për hartimin e tyre, pasi tani gjithnjë e më shumë letra lëshohen në formë elektronike sesa në letër. Në fund të fundit është shekulli i 21-të.
Nuk është e vështirë të përgatitësh një e-mail biznesi, kërkesat për regjistrim janë identike me letrat tradicionale. E vetmja gjë është që një letër e tillë duhet të ketë gjithmonë një titull (ose rresht subjekt) në mënyrë që thjesht të mos humbasë në rrjedhën e dokumentacionit.
Përveç kësaj, kur një letër e tillë përgjigjet, është më mirë të mos ndryshoni temën e letrës, kështu që do ta kuptoni shpejt se për çfarë bëhet fjalë nëse merrni shumë email.
Gjithashtu, nuk duhet të përdorni softuer më të avancuar kur bëni bashkëngjitje me shkronja të tilla, është larg nga fakti që adresuesi juaj të ketë të njëjtën gjë. Nëse nuk është aty, letra thjesht nuk do të hapet.
Mos përdorni emoticon kur shkruani një email biznesi. Teknologjia është e mrekullueshme, por përdorni gjuhën e biznesit kur shkruani.
Cili është afati për t'iu përgjigjur një letre?
Nëse letra i përket kategorisë që kërkon përgjigje, atëherë kur të përgjigjeni varet nga informacioni që përmban letra:
- Nëse merrni një kërkesë, brenda tre ditëve të ardhshme nga data e marrjes, konfirmoni që ajo është marrë. Dhe përgjigja përfundimtare mund të jepet brenda një muaji;
- Nëse po flasim për ngushëllime, mund të dërgohet brenda dhjetë ditësh nga ngjarja e trishtë;
- Lejohet të dërgoni një urim brenda 8 ditëve nga momenti kur mësuat për datën solemne;
- Nëse flasim për rregullat e përgjithshme të sjelljeve të mira, atëherë është më mirë t'i përgjigjeni letrave brenda shtatë ditëve.
Si të shkruani një letër biznesi: gjuhë e thjeshtë për kompleksin
Dalloni midis një letre biznesi dhe korrespondencës personale. Ne kemi folur tashmë më shumë se një herë sot se cilat janë këto dallime, nuk duhet t'i harrojmë ato. Tani le të shohim të shkruajmë një letër në faza.
Faza 1. Specifikoni adresuesin.
Në këndin e sipërm djathtas të formularit shkruajmë mbiemrin, inicialet dhe pozicionin e personit të cilit i drejtojmë letrën. Nëse adresuesi është një organizatë, tregoni adresën e saj ligjore.
Faza 2. Apelim.
E vendosim në mes të formës. Ajo kryhet në mënyrë të respektueshme, pa shkurtesa dhe njolla.
Shembull: I dashur (emri, patronimi)! Gjithashtu, një adresë drejtuar adresuesit mund të kryhet me një tregues të pozicionit të tij. Por kur i drejtoheni një personi me emër, kjo redukton stresin psikologjik, tregon se marrëdhënia e biznesit është e qëndrueshme dhe e vendosur.
Faza 3. Deklarata e qëllimit.
Shpjegoni qëllimin e letrës, thelbin e saj dhe idetë kryesore. Kjo pjesë është kryesore. Shkruani për atë që dëshironi të thoni, cila është arsyeja e apelimit. Por mos harroni për stilin zyrtar dhe neutral.
Faza 4. Bërja e sugjerimeve, rekomandimeve.
Pothuajse çdo letër biznesi nënkupton që adresuesi do t'i përgjigjet asaj. Kjo nuk kërkohet kryesisht vetëm nga letra me karakter informativ. Prandaj, mos përshkruani vetëm problemin, por sugjeroni gjithashtu se si mund të zgjidhet.
Nëse bëni një ankesë, kërkoni që të merren masa të caktuara, por nëse ofroni të bashkëpunoni, na tregoni se cilat opsione janë në dispozicion.
E thënë thjesht, ai që merr letrën duhet të shohë që jo vetëm duan diçka prej tij, por edhe të kuptojnë se si mund të bëhet kjo.
Si të përfundoni një letër biznesi
Një letër biznesi duhet të shkruhet në mënyrë të përsosur. Nëse rregullat e drejtshkrimit nuk respektohen, kjo mund të ndikojë negativisht në reputacionin e kompanisë në tërësi. Prandaj, ne propozojmë që tani të ndalemi më në detaje në hartimin e pjesës përfundimtare të një letre biznesi.
Në fund të letrës, përmblidhni gjithçka që u tha më parë. Por nuk ia vlen t'i shtrini përfundimet mbi 10 fjali, në fund të fundit, shkurtësia dhe konciziteti vlerësohen në letrat e biznesit. Është më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta.
Ne do të vendosim 2 tregues si bazë të përfundimit: duhet të jetë sa më i sjellshëm dhe korrekt. Ka mundësi të ndryshme se si ta ndërtoni atë.
Ketu jane disa shembuj:
- Faleminderit për vëmendjen ose ndihmën tuaj: Faleminderit! (Më lejoni t'ju falënderoj ...);
- Shprehni shpresat tuaja për të ardhmen: Shpresojmë për bashkëpunim reciprokisht të dobishëm (Shpresojmë të marrim një përgjigje në të ardhmen e afërt ...);
- Ju mund të ndërtoni një frazë me sigurinë e adresuesit për diçka: Do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju;
- Bej nje kerkese: Ju lutemi raportoni rezultatet;
- Na falni për shqetësimin e shkaktuar: Kërkoj ndjesë për vonesën e papritur në pagesën e materialit.
Si t'i thuash lamtumirë adresuesit.
Përkundër faktit se korrespondenca është zyrtare, ju mund të thoni lamtumirë në mënyra të ndryshme.
Këtu janë disa opsione:
- Me respekt per ju…;
- Ju uroj suksese...;
- Urimet më të mira…
Ne e kemi vënë nënshkrimin saktë.
Kur nënshkruani një letër, tregoni pozicionin, emrin dhe mbiemrin tuaj. Nëse dyshoni në përshtatshmërinë e një fraze si: " Ju sinqerisht" - thjesht mos e përdorni.
Ju mund të tregoni kontaktet tuaja, numrin shtesë të telefonit ose adresën e emailit në nënshkrim, në mënyrë që t'i tregoni marrësit se jeni gati për të komunikuar dhe bashkëpunuar me të.
Në pjesën tjetër të artikullit tonë, do të doja të flisja për letrat e biznesit në anglisht.
Letrat e biznesit në anglisht
Nuk ka asnjë formë të rregulluar për përpilimin e letrave të tilla. Gjithçka do të varet nga qëllimi i letrës dhe kush është marrësi. Këtu janë disa udhëzime të shkurtra për përpilim.
Data e shkrimit.
Nëse shkruajmë në SHBA, atëherë në treguesin e datës vendosim fillimisht muajin, pastaj ditën dhe vetëm më pas vitin. Nëse në MB - data është vendosur si në Federatën Ruse. Në të njëjtën kohë, shkruani muajin me shkronja, shmangni konfuzionin.
Detajet e marrësit.
- Nëse i shkruani një burri, ju lutemi kontaktoni: z (fut mbiemrin);
- Nëse një grua e martuar: zonja (fut mbiemrin);
- Për një grua të pamartuar: Miss (fut mbiemrin);
- Nëse nuk e dini statusin e zonjës: Ms (fut mbiemrin).
Tregimi i adresës.
Urdhri është i kundërt me atë të miratuar në Federatën Ruse: zyra, numri i shtëpisë, emri i rrugës, kodi postar, emri i shtetit (nëse shkruajmë në SHBA), emri i qarkut dhe emri i shtetit (nëse shkruajmë në MB).
Si të kontaktoni marrësin.
Thirrjet standarde:
- E dashur zonje;
- I nderuar Zotëri;
- I nderuar Zotëri apo Zonjë;
- E nderuara znj;
- I dashur.
Pas apelimit vendosim presje (nëse shkruajmë në MB) ose dy pika (nëse shkruajmë në SHBA). Një pikëçuditëse nuk pranohet.
Subjekti.
Sigurohuni që të tregoni temën e letrës, si dhe në Federatën Ruse.
Teksti kryesor.
Ndani atë në paragrafë. Ose shkruani çdo fjali në një rresht të ri.
Si të them lamtumirë
Për shembull, si kjo: Duke ju falënderuar për ndihmën, ne mbetemi vërtet tuajat"- Faleminderit, të përkushtuar për ty ... edhe pse mund të jetë më pak formale.
Formatimi i nënshkrimit.
Ne vendosim nënshkrimin nën paragrafin me lamtumirë, tregojmë mbiemrin dhe emrin tonë, emrin e kompanisë dhe pozicionin.
Projektimi i aplikacioneve.
Nëse po bashkëngjitni ndonjë dokument, tregoni këtë në fund të letrës: " Enc." dhe listoni aplikacionet.
Çfarë duhet kapitalizuar.
- mbiemrat dhe inicialet;
- emrat e kompanive;
- Emrat e qyteteve, shteteve, e kështu me radhë;
- Çdo fjalë që tregon pozicionin e mbajtur;
- Fjalët e para në lamtumirë;
- Vërejtje hyrëse.
Para se të përfundojmë bisedën, do të japim mostra të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht.
Shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht
konkluzioni
Duke përmbledhur, do të doja të them se një letër biznesi është një mjet komunikimi në çdo fushë të veprimtarisë. Nëse shkruhet saktë, sigurisht që do ta prezantojë kompaninë tuaj në një mënyrë pozitive.
Nga ana tjetër, një shkronjë e ngathët dhe e shkruar gabimisht mund të shkatërrojë biznesin më premtues në fillim. Shkruani letrat saktë dhe ne u përpoqëm t'ju tregojmë se si ta bëni këtë.
Email-i ka qenë dhe mbetet gjithmonë mënyra kryesore e komunikimit në botën e biznesit. Një letër e shkruar mirë është tashmë gjysma e suksesit. Por jo të gjithë mund të hartojnë letra të tilla. Ndonjëherë, kur lexoni një letër me një propozim biznesi, nuk bëhet plotësisht e qartë se çfarë saktësisht duan t'ju ofrojnë, çfarë lloj përfitimi do të merrni prej saj dhe pse e keni shpenzuar madje kohën duke lexuar dhe kuptuar këtë letër.
Aftësia për të shkruar letra të sakta dhe bindëse vjen me praktikë. Dhe është mirë kur përvoja e akumuluar ndahet, duke lejuar kështu njerëzit e tjerë të mos shkelin të njëjtën grabujë. Jeffrey James, autor i shitjes nga biznesi në biznes: Fjalët e fuqishme dhe strategjitë nga ekspertët më të mirë të shitjeve në botë, ofron sistemin e tij të thjeshtë me 6 hapa për të shkruar letra bindëse.
E drejta e autorit Shutterstock
1. Jini gjithmonë të qartë për atë që do të shkruani.
Qëllimi kryesor i letrës është që ta bëjë marrësin të marrë një vendim të caktuar. Prandaj, përpara se të filloni të shkruani një letër, pyesni veten përsëri se çfarë saktësisht dëshironi nga marrësi? Çfarë vendimi duhet të marrë ai pasi të lexojë letrën tuaj?
Në këtë rast, pasiguria është armiku juaj i betuar. Sa më i qartë qëllimi juaj, aq më bindëse do të jetë letra juaj.
2. Filloni letrën tuaj me përfundimin tuaj
Përfundimi juaj është një deklaratë e vendimit që marrësi duhet të marrë bazuar në përmbajtjen e letrës suaj.
Në shkollë, na mësuan të fillonim gjithmonë me një hyrje. Në rastin e përpilimit të letrave bindëse, ky pohim është i pasaktë. Në botën e biznesit, të gjithë janë shumë të zënë për të gjykuar aftësitë tuaja letrare. Prandaj, duhet të filloni menjëherë biznesin.
Për shembull, ju dëshironi të merrni leje nga eprorët tuaj për të instaluar një palestër në një nga ambientet e kompanisë suaj.
Jo siç duhet:
"Jim,
Siç e dini, mungesa e punonjësve është një çështje kryesore për momentin që ka një ndikim mjaft të fortë financiar si në kompaninë tonë ashtu edhe në kompanitë e tjera në industrinë tonë… bla bla bla… Kështu që ne duhet të konsiderojmë ndarjen e parave për rregullimin e një palestre në zyrën kryesore të kompanisë sonë.
E drejta:
"Jim,
Unë dua që ju të miratoni vendosjen e një palestre në zyrën tonë”.
3. Ndani argumentet tuaja në disa paragrafë lehtësisht të tretur
Për t'i bërë argumentet në mbështetje të idesë tuaj të lehta për t'u lexuar dhe kuptuar, ndajini ato në disa paragrafë.
Jo siç duhet
“Sipas një raporti të publikuar së fundmi nga qeveria, grupet e aktivitetit fizik janë jashtëzakonisht të rëndësishme, edhe pse pak kompani po demonstrojnë përkushtimin e tyre ndaj stimujve të tillë të punonjësve. Shumë firma i përcaktojnë këto grupe si aktive të nënvlerësuara, por ato nuk kanë plan për të futur grupe të tilla në industri, edhe pse fitnesi është i lidhur ngushtë me suksesin e korporatës dhe atë personal. Besoj se nëse nuk futim grupe të tilla fizike në kompaninë tonë, do të mbetemi shumë prapa konkurrencës.”
E drejta
“Një palestër në zyrë do të lejojë:
- zvogëloni mungesat
- Rritja e produktivitetit të përgjithshëm
4. Mbështetni çdo argument me prova
Nëse shkruani një letër të përbërë nga argumente të vazhdueshme, ajo mund të perceptohet si një mendim i vazhdueshëm personal dhe asgjë më shumë. Çdo argument ka nevojë për një provë. Përndryshe, si ta kuptojmë se funksionon vërtet?
Jo siç duhet
“Një palestër në zyrë do të ishte zgjidhja e duhur sepse njerëzit preferojnë të shkojnë në punë sesa të qëndrojnë në shtëpi. Do të ndihmojë gjithashtu në uljen e incidencës së përgjithshme në zyrë.”
E drejta
“Reduktimi i numrit të mungesave. Sipas një sondazhi të kryer nga Instituti Kombëtar i Shëndetësisë mes 1000 firmave që kanë palestra në zyrat e tyre, mungesa e punonjësve në këto kompani është 20% më e ulët se në ato kompani që nuk kanë pajisje të tilla.
5. Përsëriteni përfundimin tuaj si thirrje për veprim
Në fund të letrës, përsëritni përsëri përfundimin tuaj të deklaruar në fillim. Vetëm tani si thirrje për veprim konkret. Në këtë mënyrë, ju e çoni marrësin në një përfundim specifik që ai duhet të bëjë pasi të lexojë letrën tuaj. Kjo thirrje duhet të jetë e thjeshtë dhe specifike.
Jo siç duhet
“Ne do t'ju jemi shumë mirënjohës nëse e mbështesni këtë projekt.
E drejta
“Nëse i përgjigjeni po kësaj letre, unë do të nis menjëherë procesin”.
6. Tregoni përfitimin në rreshtin e subjektit të emailit
Linja e temës në letër është pothuajse pjesa më e rëndësishme. Meqenëse duhet të parashikojë temën kryesore të letrës dhe të vendosë marrësin në mënyrën që dëshironi. Dhe kjo është arsyeja pse duhet ta plotësoni të fundit pasi të keni shkruar të gjitha argumentet dhe provat që mbështesin përfundimin tuaj kryesor.
Idealisht, subjekti i letrës duhet të zgjidhë dy detyra të rëndësishme: duhet t'i interesojë marrësit aq shumë sa të hapë dhe lexojë letrën; dhe duhet të përmbajë përfundimin që dëshironi t'i përcillni marrësit.
Në shumicën e rasteve, mënyra më e mirë për t'i bërë të dyja menjëherë është të shkruani për përfitimet që vijnë nga marrja e vendimit që dëshironi.
Jo siç duhet
“Ndikimi në shëndetin e punonjësve të programit për pajisjen e palestrave nëpër zyra”
E drejta
Si mund ta reduktojmë mungesën e punonjësve?
Mendimi juaj është interesant. Si do të reagonit ndaj të dy opsioneve dhe çfarë rregullash ndiqni kur shkruani letra të tilla?